يعد التنظيم عموما هو أفضل شئ على الاطلاق فهو يجعل الحصول على الأشياء بطريقة أسرع
تعتبر عملية تنظيم ملفات العمل من المهام الأساسية الشاقة التي تتطلب المتابعة وعدم الإهمال، والاهتمام بتنظيم المكتب والابتعاد عن الفوضى، وذلك لتمنح الموظف الهدوء النفسي والاتزان ومتابعة الأعمال بدقة وتركيز إيجابي، والذي ينعكس على سير العمل بسهولة وترتيب، وتوفيراً لأي مجهود ذهني وبدني، ويدعم ترتيب وتنظيم الملفات المكتبية تسيير مجرى العمل على الوجه الصحيح، وسنقدم أهم المعلومات التي ستساعد في التعرف على كيفية ترتيب الملفات في المكتب خلال هذا المقال.
كيفية ترتيب الملفات في المكتب
- يعمل الموظف الناجح على وضع مهمة ترتيب ملفات المكتب في المرتبة الأولى من ضمن جدول عمله اليومي، واعتبارها مهمة يومية يجب إنجازها ومتابعتها أولاً بأول، وإذا تراكمت الملفات يجب عدم إهمالها، ويمكن العمل على جدولة عملية تنظيمها وترتيبها.
- متابعة أوراق العمل والملفات بدقة وحكمة منذ البداية وفرزها حسب الموضوع والتاريخ وحفظها في ملفات منفصلة ومستقلة، وترتيب الملفات في خزانة حفظ الملفات حسب تسلسل أهمية موضوع أوراق الملفات من الأقدم للحديث منها، لتسهيل إخراج أية وثيقة يحتاجها العمل بشكل طارئ ومستعجل.
- ترتيب الملفات حسب الأحرف والترتيب الأبجدي، وأهميتها بالعمل من حيث تسلسل أسماء الشركات المتعامل معها والعملاء.
- العمل على تدوين وكتابة أسماء الملفات على الغلاف الخارجي للملفات بشكل واضح، وتحفظ في خزانة الملفات حسب التسلسل الأبجدي، مع مراعاة عدم وضع كل الملفات في نفس الخزانة، وعدم تراكمها وتراصها لتسهيل تناولها لحظة الحاجة لها.
- -تقسيم وتنظيم الملفات في مجموعات وحسب أسماء الشركات والعملاء، مع اعتماد الترتيب الأبجدي لكل مجموعة وقسم، الأمر الذي يُسهّل الحصول على موضوع الملف المطلوب خلال العمل بطريقة أسرع وتوفيراً للجهد والوقت.
- يمكن اعتماد تقسيم الملفات حسب العمل الأسبوعي والشهري، وإذا حصل ضغط وتراكم للملفات، يُمكن متابعة تقسيم الأوراق المتناثرة حسب الموضوع وحسب التاريخ للأعمال، وذلك ليكون للموظف مكان ودليل يبدأ منه للبحث عن الأوراق المفقودة.
- العمل على تنظيم وحفظ الملفات المنتهي العمل بها في نهاية العام، وفتح ملفات جديدة في بداية العام الجديد وترتيبها حسب الأولويات في خزانة الملفات.
- يمكن العمل على تنظيم أوراق العمل بتقسيمها إلى ثلاثة أقسام، الملفات المهمة جداً، والأقل أهمية، والعادية، ويتم اختيار وتحديد لون ملف معين مثلاً الأحمر للملفات المهمة جداً، والأصفر للملفات الأقل أهمية، واللون الأخضر للملفات العادية.
- الاهتمام بترقيم ووضع علامات تساعد في تأكيد وتمييز الملفات عن بعضها البعض، خصوصاً إذا كانت الأعمال كثيرة والملفات في تزايد، لا مانع من التدوين على غلاف الملف اسم الملف ورقمه المتسلسل وتاريخ فتح الملف وتاريخ إغلاقه، لتساعد هذه الطريقة في تسهيل البحث والحاجة لعنوان ملف معين.
