10 طرق تجعلك تنجز عملك بسرعة
تمثل قدرتنا على إتمام المهام بسرعة وكفاءة تحدًّا مستمرًا في عالم مليء بالتحديات والفرص.
سرعة الإنجاز ليست مجرد أمر تقني، بل هي أسلوب حياة يمكن أن يحقق الإنجازات الرائعة والتفوق الشخصي.
في هذا المقال، سنعرض معكم مجموعة متنوعة من الاستراتيجيات والتقنيات التي يمكن أن تساعدنا في تحسين إنتاجيتنا وتحقيق الأهداف بسرعة،
سواء كان ذلك في مجال العمل، الدراسة، أو حتى في حياتنا الشخصية.
أولا : قصر الرسائل الإلكترونية
قصرت رسائلك الإلكترونية يعزز من فعاليتها. عندما تُرسل بريدًا إلكترونيًا مكوّنًا من ثلاث فقرات فقط،
فإن ذلك سيزيد من احتمالية قراءة مستقبل الرسالة لهذه الفقرات، إذا تم قراءته بالأصل.
من الواضح أنه لا يفضل أحد قراءة رسائل طويلة، حتى لو كانت من مدير العمل نفسه ،
وفي الغالب، سيقرأ المتلقي الفقرة الأولى للتحقق من الأهمية، ثم قد يتجاهل المضمون الباقي.
ثانياً : قلل الرسائل المرسلة لتقل الواردة
هذه الخطوة البسيطة تُظهِر فعاليتها بشكل كبير ، يعتبر الأشخاص الذين يتلقون أعداداً كبيرة من الرسائل هم في الواقع الذين يُرسِلون أعداداً أكبر.
إذا كانت صندوق الوارد في بريدك الإلكتروني يمتلئ بالرسائل الواردة، قم بإعادة النظر في عدد الرسائل التي تُرسَلها يومياً.
قبل أن تقرّر أنّ البريد الإلكتروني هو أفضل وسيلة لتوصيل رسالتك، استفسري من نفسك: ما هي الطريقة الأكثر فعالية لنقل هذه المعلومة أو التنبيه؟
هل التواصل الهاتفي قد يكون أكثر فعالية؟ وماذا لو قمتِ بمقابلة الشخص ذاته في المكتب المجاور وناقشتِ الموضوع وجهاً لوجه؟
إذاً، اقتصري على إرسال عدد أقل من رسائل البريد الإلكتروني، وبذلك ستكونين قادرة على إنجاز المزيد من المهام في عملك.
ثالثاً : العروض التقديمية القصيرة تعلق في ذهن الجمهور لفترة طويلة
تُثبت العروض التقديمية القصيرة أنفسها بشكل أفضل في ذاكرة الجمهور لفترة أطول.
هل سبق لك أن تابعت عرضًا تقديميًا يمتد لمدة ساعة كاملة، يكتنفه العديد من النقاط والأرقام والمعلومات؟
هل تمكنت بعد انتهائه من استدعاء معلومات من هذا العرض؟ وإذا حدث ذلك،
ما نسبة الأشياء التي استطعت أن تتذكرها منه؟من المرجح أن تكون التذكر قليلًا جدًّا.
لذا، كمقدم للعروض التقديمية، حينما تكون في موقف اتخاذ القرار، يجب أن تُبسّط هذا العذاب على الجمهور.
كلما تم تقليل عدد النقاط في العرض، كلما سهّلت على الجمهور تذكر المزيد من المحتوى.
حاول أن تقتصر على عرض أهم ثلاث نقاط رئيسية في العرض التقديمي.
وإذا استطعت أن تنهي العرض في وقت أقصر بعشرين دقيقة على سبيل المثال، فسوف تكسب تقدير الجمهور بالتأكيد.
رابعاً : قم بتعديل مدة الاجتماعات المعتادة من 60 دقيقة إلى نصف ساعة
هل فكرت يومًا في السبب وراء تحديد مدة كل الاجتماعات على الأقل ساعة واحدة؟
هذا ليس لأن الاجتماعات الأفضل تأخذ ساعة كاملة، وإنما لسبب بسيط جدًا.
يتيح لنا جميعًا التقاويم تخصيص مواعيدنا بمقاطع زمنية قدرها ساعة واحدة (أو أكثر) تقريبًا.
لكن هل علمت أن بعض أكثر الاجتماعات نجاحًا وإنتاجية في كبرى الشركات لا تتجاوز 15 دقيقة؟!
عندما تختصر مدة الاجتماعات من ساعة إلى نصف ساعة أو أقل، ستحدث مزايا ملحوظة:
- ستكون مواعيد البدء والانتهاء أكثر دقة.
- سيزيد عدد الحاضرين في الاجتماعات ولن يحاولوا تفاديها.
- ستتمكن من نقل المعلومات بشكل أسرع.
- ستساعد في تعزيز تذكّر الحاضرين للمحتوى، حيث يتلقون معلومات أقل في وقت أقل.
المقابلات الشخصية وكيفية التحضير لها
خامساً : قلل جدول المهام
على الرغم من أن هذه الخطوة قد تبدو غير مألوفة وغريبة على السطح، إلا أنها فعّالة للغاية!
كثيرون يقومون بتخصيص جداول مهام يومية بمقدار أكبر مما يمكنهم فعله بالفعل ،
فقد يقومون بتضمين 20 مهمة في القائمة، بينما في الواقع لن يكونوا قادرين سوى على إتمام 10 مهام فقط.
عندما تجربين ذلك، وتجدّين نفسك غير قادرة على إكمال كل مهامك المحددة،
قد تشعرين بخيبة أمل وشعور بالفشل في أدائك. هذا قد يؤثر سلبًا على طاقتك وإنتاجيتك.
من الجهة المقابلة، عندما تقلّلين عدد المهام إلى النصف، ستتمكنين من إتمامها بسهولة في وقت أقصر ،
ستشعرين بحماس ونشاط متجدد، وهذا سيدفعك لتحقيق مزيد من الأعمال في المستقبل.
سادساً : قلل عدد أهدافك
هل أنتي واحدة من الأشخاص الذين يجلسون في بداية كل سنة جديدة ويضعون العديد من الأهداف التي يأملون في تحقيقها خلال العام؟
كم من هذه الأهداف تمكنت من تحقيقها بنهاية السنة؟ هل نجحت فعلاً في تعلم لغة جديدة،
أو اكتساب مهارة جديدة، أو السفر لأماكن مختلفة، أو تحقيق النجاح في مشروعك الخاص، أو بلوغ وزنك المثالي، أو قراءة العديد من الكتب… وهكذا؟
من المرجح أن الإجابة تكون بالسلب، وهذا هو واقع الكثير منا ، الحل لهذه المشكلة بسيطة حقًا: اقتصري على وضع عدد أقل من الأهداف.
عندما تقللين من عدد الأهداف من 20 هدفًا إلى هدفين أو ثلاثة فقط، فإنك تمنحين نفسك الوقت الكافي للتركيز على كل هدف بشكل جيد،
وسيكون لديك الوقت الكافي لتحقيقها خلال السنة ، هذا المبدأ يشبه إدارة المهام اليومية، حيث القليل هو دائماً الأكثر فعالية.
سابعاً : قلل من حجم وجباتك لتزيدي من طاقتك
على الرغم من أننا دائماً نسمع أن الطعام هو مصدر طاقتنا للقيام بأنشطتنا،
إلا أننا في وقتنا الحالي نتناول كميات زائدة جداً من الطعام ، هذا التناول الزائد لا يمنحنا طاقة إضافية بل يتطلب طاقتنا لهضمه!
هل لاحظتِ أنه بعد تناول وجبة ثقيلة تشعرين بالتعب والنعاس؟
بينما إذا اكتفيتِ بتناول وجبة خفيفة صغيرة، يزيد نشاطكِ؟لذا، حاولي أن لا تتناولي كمية أكبر مما تحتاجينها فعلاً.
بدلاً من تناول وجبة واحدة كبيرة، حاولي تقسيم وجباتكِ إلى أجزاء صغيرة خلال اليوم ، اهتمي بأن تكون تلك الوجبات غنية بالمغذيات الضرورية لجسمكِ.
ثامناً : قلل عدد قراراتك
عندما تتعاملين مع العديد من الخيارات في حياتك (سواءً كان ذلك فيما يتعلق بالأكل، العمل، اللباس، إلخ)،
يمكن أن تجدي نفسك تستهلكين وقتًا كبيرًا في اتخاذ قرارات، مما يمكن أن يؤثر على قدرتك على القيام بأمور هامة بشكل أكبر.
على سبيل المثال، إذا كان لديك الكثير من الثياب، قد تضطرين إلى قضاء وقت طويل في اختيار ما سترتدينه وكيف ستجمعين الألوان والاختيارات الملائمة للحقيبة والحذاء وما إلى ذلك.
على العكس، إذا كنت تمتلكين قليلًا من الثياب، سيكون الأمر أسهل وأسرع.
لذا، حاولي دائمًا تقليل قراراتك من خلال تقليل الخيارات المتاحة أمامك ،
هذا سيساعدك في توفير وقت أكبر للقيام بالأمور الهامة والمفيدة.
تاسعاً : قلل من أمتعتك أثناء السفر
كم مرة جربت حمل أمتعة كبيرة عند السفر، ثم اكتشفت لاحقاً بعد العودة من الرحلة أنك لم تحتاج إلى سوى 10% أو أقل مما حملته معك؟!
هذه الحالة تكررت كثيرًا، لذا في المرة القادمة اختر الاكتفاء بحقيبة صغيرة واحدة فقط ،
كلما قلّلت من أمتعتك أثناء السفر، ستجدين التنقل في المطار أسهل، وستتاح لك فرصة أكبر للاستمتاع برحلتك بشكل أكثر.
عاشرا : عمل ساعات اقل
هل سمعت يومًا عن قانون باركنسون؟
هذا القانون يقول: “العمل يتسع ليشغل الزمن المتاح لإتمامه”.
بمعنى آخر، إذا منحت نفسك ساعتين لإكمال مهمة، ستأخذ ساعتين تمامًا ،
أما إذا أعطيت نفسك ساعة واحدة لإنهاء نفس المهمة، ستكون قادرًا على الانتهاء منها في تلك الساعة!
عند تطبيق قانون باركنسون في حياتك وتقليل ساعات العمل، ستجدين نفسك تنجزين المهام بشكل أسرع، حتى إذا كانت تأخذ وقتًا أطول في السابق.
بالطبع، من الضروري أن تمنحي نفسك وقتًا كافيًا لإنجاز مهامك ، ولكن احرصي على عدم إطالة الوقت أكثر من اللازم، حتى لا يمتد العمل ليشغل وقتاً زائدًا.
أهمية اتمام المهام
إتمام المهام في الوقت المحدد له أهمية كبيرة على مستوى الإنجاز الشخصي والمهني ، فهناك عدة أسباب تبرز هذه الأهمية:
تعزيز الإنتاجية والكفاءة:
إن إكمال المهام في الوقت المحدد يسهم في زيادة الإنتاجية وتحسين الكفاءة ،
فعندما يتم تحديد مهلة زمنية لإتمام المهمة، يكون هناك حافز للعمل بجدية والتركيز على العملية.
بناء الثقة والمصداقية:
إتمام المهام في الوقت المحدد يعزز سمعتك ويبني الثقة في قدرتك على تحقيق الأهداف ،
هذا ينعكس إيجابياً على العلاقات الشخصية والمهنية، حيث يشعر الآخرون بأنهم يمكنهم الاعتماد عليك.
تقليل التوتر والضغط:
عدم إتمام المهام في الوقت المحدد يؤدي إلى زيادة مستويات التوتر والضغط ،
بينما عندما تنجح في إنجاز المهام في الوقت المحدد، تقلل من القلق والاستياء.
تحقيق الأهداف والتطور الشخصي:
إتمام المهام في الوقت المحدد يسهم في تحقيق الأهداف الشخصية والمهنية ،
يساهم هذا في تطويرك الشخصي والاستمرار في التطلع لتحقيق إنجازات أكبر.
فرص جديدة:
إنجاز المهام في الوقت المحدد يفتح الباب أمام فرص جديدة ومشاريع أخرى ،
قد يكون لديك المزيد من الوقت والمجال للتفكير في أمور جديدة وتحقيق تطورات إيجابية.
تحسين التنظيم وإدارة الوقت:
عملية إتمام المهام في الوقت المحدد تحتاج إلى تنظيم وتخطيط جيدين ،
هذا يساهم في تحسين مهارات إدارة الوقت وينعكس إيجابياً على جودة عملك.
الخاتمة :
في الختام، يظهر بوضوح أن إتمام المهام في الوقت المحدد يشكل أساساً حيوياً لتحقيق النجاح والتطور الشخصي والمهني.
تمتاز هذه العملية بتعزيز الإنتاجية، وبناء الثقة، وتقليل التوتر، مما يفتح الباب أمام الفرص الجديدة ويسهم في تحقيق الأهداف.
المراجع
10 طرق عملية لفعل الكثير خلال وقت قليل
