تعد شجرة الحسابات هي عبارة عن كل الحسابات التى تخص المؤسسة وهي شئ مهم جدا.
شجرة الحسابات أو ما تُعرف بمصطلح دليل الحسابات أيضاً؛ وبالإنجليزية Chart of Account، هي تلك القائمة التي تضم كافة الحسابات التي تستخدمها المنظمات وتعمل على تقييد حساباتها وصفقاتها المحاسبية؛ وتعتبر بمثابة اللبنة الأولى في إنشاء نظام محاسبي متكامل، ولا بد من التنويه إلى أن هذه الشجرة تكون فيها الحسابات مرتبة تبعاً لنمط معينة؛ ولتحقيق النجاح في أول خطوات النظام المحاسبي القائم للمنظمة لا بد من اختيار القرار الأصح عند الشروع بمتابعة كل من الحسابات في المراحل المتقدمة وتضمينها في الشجرة، وكما يمكن القول بأن شجرة الحسابات عبارة عن قائمة تهتم بها المنشآت لغايات رصد بنود ومدخلاتٍ محددة؛ ومن ثم تسجيلها وتتبعها سواء كان ذلك يدوياً أو آلياً، وتتسم بإمكانية إجراء تعديلات عليها وضبطها مع ما يتماشى مع نشاط المنظمة.
شروط عمل شجرة الحسابات
- يُستوجب على المنظمات إيلاء شجرة الحسابات أهمية بالغة في أنظمتها المحاسبية نظراً لاعتبارها اللبنة الأساسية فيه؛ إذ لا بد من التركيز على صحة تصميم الشجرة منذ المرة الأولى بواسطة تصنيف الحسابات تبعاً لتصنيفات محددة وموجزة قدر الإمكان؛ مع ضرورة التخلي عن التسلسل الرقمي ليُفسح المجال أمام حسابات مستحدثة مستقبلاً.
- يتطلب الأمر ضرورة الحرص على تبويب العمليات المالية ثم تحليلها؛ فتصنيفها بدقة لتُستخدم في تحقيق الأهداف المرجوة من النظام المحاسبي والمالي المبني من خلال رصد الطريقة المتسلسلة في ترقيم الحسابات وفقاً لتصنيف الحسابات المتعارف عليها؛ وهي حسابات الميزانية التي تنبثق عنها حسابات الأصول والخصوم، أما الشق الآخر فهو حسابات الأرباح والخسائر بالإضافة لحسابات الإيرادات والمصروفات.
طريقة عمل شجرة الحسابات
تُرقم الحسابات في شجرة الحسابات وفقاً لما يلي:
- تأخذ الأصول في شجرة الحسابات رقم 1.
- تُرقم الخصومات بالرقم 2.
- تُرتب المصروفات تسلسلياً بالرقم 3.
- تُمنح الإيرادات الرقم 4 في الشجرة.
بذلك لا بد من الإلمام الدقيق بالحسابات الرئيسية في دليل الحسابات من قِبل المُحاسب ليتسنى له إدراج أي حساب منبثق في مكانه الصحيح في المستقبل؛ وليصار إلى تصنيفه وفقاً لنوعه إن كان أصلاً أم خصماً أو مصروفاً أو إيراداً.
مكونات شجرة الحسابات
- يختلف عدد مستويات الحسابات في شجرة الحسابات وفقاً للمنشأة ونشاطها؛ إذ يستحيل تشابه شجرتي حسابات معاً بغض النظر عن تشابه نشاطها أو لا؛ ويعزى السبب في ذلك إلى تفاوت رؤية الإدارة في الأسلوب المتبع للوصول إلى الحسابات وتعديلها ومعالجتها.
- تتكوّن شجرة الحسابات بطبيعتها من شقيّن رئيسييّن؛ وهما الحسابات المدينة والدائنة؛ حيث يُعطى كل منهما رقم حساب خاص به ضمن حدود الشق الخاص به في الجدول، ويقوم المحاسب بدوره بمنح مجالات رقمية لكل نوعٍ من الحسابات؛ فيُستهل الأمر بحسابات الميزانية؛ ثم يقفز نحو حسابات قائمة الدخل؛ على سبيل المثال: تُعطى حسابات الأصول ترقيماً بدءاً من 101 ووصولاً إلى 199؛ بينما تأخذ الخصوم ترقيماً ما بين 201 و299 وهكذا.
